Синхронизация Outlook: инструкция правильной настройки почтового сервера и клиента

Синхронизация Outlook: инструкция правильной настройки почтового сервера и клиента!

Если честно, то MS Outlook мне очень нравится. Он качественно сделан, редко вылетает (на моей памяти вылетал только при использовании его в качестве COM-сервера), удобный интерфейс, достаточно открыт с точки зрения импорта/экспорта, почта, календарь, контакты, задачи, дневник.

Казалось бы, что ещё надо? Видимо, надо что-то ещё, если при всей привлекательности MS Outlook я всё-таки выбрал другой органайзер.

Основное неудобство, которое я испытывал, пытаясь применять MS Outlook для управления временем – это

а) отсутствие у встреч отметки о выполнении и
б) отсутствие у задач временной длительности (длительность задачи измеряется сутками: часы, минуты – это слишком мелко).

И получается так, что если я свои дела фиксирую как встречи в календаре – то оглядываясь на прошедшую неделю, я не могу сказать выполнил ли я то или иное действие или нет.

А если переношу свои дела в задачи MS Outlook, то не могу сказать сколько времени у меня ушло на выполнение того или иного действия.

Другое неудобство – это моя неспособность наладить какое-то подобие учёта проектной деятельности. Под проектом я упрощённо понимаю последовательность действий, которая приведёт к определённому результату. Например, мне надо найти нового работника. Я просматриваю резюме, прозваниваю людей, назначаю встречи.

Встречаюсь – мне никто не подходит. Начальник бьёт по голове и говорит, что я ничего не делаю в этом направлении. Для того чтобы показать начальнику, что он ошибается, мне нужно как-то сгруппировать свою деятельность по head hunting.

Я могу указать одинаковую тему или место встречи – но всё это попахивает дилетантством.

Другой вариант – для каждого нового «проекта» создавать отдельный календарь, а потом включать «Режим одновременного просмотра». Но это текучка, таких проектов за год у меня накопятся сотни. Сотни календарей – это уже перебор. Категории тоже не подходят – здесь уже концептуально.

Что умеет MS Outlook

Возможно, мои неудобства – это только мои неудобства или моё неумение правильно пользоваться MS Outlook. Уверен, что те возможности, которыми обладает MS Outlook, позволяет людям закрыть глаза на его недостатки или неудобства.

А среди возможностей стоит назвать такие: подключение интернет календарей в формате ics (правда только на чтение), подгружать списки SharePoint, содержащие контакты, публиковать календари для общего доступа к ним.

Также достаточно удобная опция – это папки поиска: MS Outlook формирует списки однородных элементов, которые удовлетворяют определённому критерию. На календари это не распространяется.

Замечу, что я не рассматриваю использование MS Outlook в связке с MS Exchange Server, исключительно Stand Alone.

С чем MS Outlook умеет синхронизироваться

Хорош или плох MS Outlook – это не так уж и важно, раз он уже существует. ТАЙМЛУК хотел бы фокусироваться на задаче сквозной синхронизации информации по управлению временем.

А стало быть, здесь интересно рассматривать MS Outlook с точки зрения его открытости. Итак, в какие форматы возможен экспорт, и из каких импорт?

Импорт RSS нам не очень интересен. Адреса и почту MS Outlook импортирует из Outlook Express (странно, правда?) и какой-то Eudora Light и Pro. Импортирует данные из ACT!, Lotus Organizer, Microsoft Access и Excel и всяких CSV. Календари и контакты из iCalendar и vCard. Экспорт в Access и Excel и прочие CSV.

Но всё это блекнет перед возможностями VBA и работой MS Outlook в режиме COM-сервера.

Аналоги outlook

Outlook популярная программа — в ней управляют задачами и работают с электронной почтой. Но в период развития технологий появляются новые программы, особенно в направлении работы с задачами. Одна из таких программ — планировщик LeaderTask. Программное обеспечение, закрывающее потребности пользователя в управлении делами.

Динамика — важный элемент жизни, и она должна присутствовать в управлении своими задачами. LeaderTask — планировщик в новом формате, с двигающимся функционалом, который не стоит на месте. Разработчики LeaderTask выпускают регулярные обновления с внесением нового функционала, исходя из реакции пользователей.

Аналог ms outlook — многофункциональный планировщик LeaderTask

Конечно, LeaderTask предназначен больше для управления задач, а Outlook для работы с почтой. И если цель — планировать личные задачи или задачи компании — мы будем использовать ЛидерТаск, а если организация писем и работы с ними — Outlook.

Теперь перейдем к функционалу LeaderTask, что он может?

1. Работа с задачами (создание, удаление, редактирование, добавление подзадач, поручение задач для сотрудников, перемещение, визуальные обозначения, свойства задачи).
2. Календарь
3. Контакты
4. Работа с разных устройств
5. Настройка напоминаний / уведомлений (большой выбор настроек)
6. Списки задач + фильтр, сортировка, поиск
7. Работа с почтой и браузером
8. Информация по задачам
9. Статистика

1. Работа с задачами

В ЛидерТаск задачи создаются и распределяются по разным спискам. Один из списков имеет название "Сегодня", в котором находятся все текущие задачи, список в виде ежедневника — с расписанием, и другие списки. Задачи в планировщике можно удалять, редактировать, перемещать между собой и другие разделы.

Перемещение задач происходит: в списке задач, при переносе на другую дату или при перемещении в проекты. Если задачи большие — для них можно создать подзадачи (в неограниченном количестве).

Задачи можно поручить, перепоручить сотрудникам или добавить метки и другие визуальные обозначения.

2. Календарь

В LeaderTask для работы с календарем имеется несколько функций:

• Просмотр задач на большой период

Корректируйте свои планы или стройте новые, ведь теперь вы видите все свои задачи на любой период времени.

• Номера недель в календаре

Для отчетов, для сдачи проектов — функция номера недель в календаре. Данную функцию можно включить / отключить в настройках программы.

3. Работа с контактами

В планировщике ЛидерТаск вы можете добавить контакты, отправить контакт в задачу, распечатать информацию о нём.

4. Работа с разных устройств

LeaderTask работает на всех платформах: Windows / Mac / Android / iOS/ iPad. Планировщик LeadertTask — это бесплатный аналог outlook для Windows 10, поскольку он является программой с регулярным обновлением и добавлением новых функций, которая подходит под новую операционную систему. А также LeaderTask это еще и аналог outlook для windows 7 — он устанавливается на все популярные операционные системы и не только.

5. Настройка напоминаний / уведомлений (большой выбор настроек)

• Стандартные напоминания — число и дата
• Напоминания для задач с повторениями
• Уведомления продуктивности

Всплывающие уведомления напомнят о важных вещах или сообщат о новых изменениях в поручениях. В LeaderTask — всплывающие уведомления, с возможностью перемещения не только в рабочем пространстве, но и на рабочем столе. Уведомление не исчезает, пока вы его не закроете, что не позволяет упустить важную информацию. А если push-уведомление вам мешает, вы можете скрыть уведомления или отключить их.

6. Списки задач + фильтр, сортировка, поиск

Задачи в ЛидерТаск распределены по спискам:

7. Работа с почтой и браузером

В LeaderTask создаются задачи прямо из писем из электронной почты! При отправке письма указывается адрес: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. , и задача появляется в ЛидерТаск с точным содержимым (файлами, текстом).

Устанавливаем расширение ЛидерТаск и создаем задачи в два клика.

7. Информация по задачам:

В LeaderTask все подробности находятся в задаче, имеется возможность просмотра задач у сотрудников (при использовании LeaderTask в управлении компанией)

• Статистика продуктивности на каждый день

В планировщике вы настраиваете свой рабочий день, к примеру с 9:00 и конец дня в 18:00. Каждый день вам приходят уведомления на смартфон, компьютер или ноутбук. В этих уведомлениях утром вы получите план на текущий день и количество просроченных задач, а в конце рабочего дня итоги своей продуктивности за сегодня.

(статистика за все время)

Если вы ищете аналог outlook — загружайте планировщик и используйте его в своих целях! В управлении задачами компании, контроле рабочего времени персонала или для личных задач.

ОТКРОЙТЕ ВСЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЛидерТаск в управлении своими задачами!

Как синхронизировать данные Outlook между несколькими компьютерами

Со временем, во многих фирмах возникает потребность в использовании общих контактов, календарей. Особенно эта функция актуальна для руководящего состава и секретарей.
Везде где я работал, в качестве почтового клиента использовали Microsoft Outlook. Но не у всех фирм есть свой почтовый сервер, тем более с поддержкой общих контактов и календарей, конечно для этих целей удобнее всего использовать Microsoft Exchange Server. Но руководство узнав цену приобретения сервера и лицензии, как-то не в восторге. И приходиться выбирать другие пути решения, поставленной задачи.

Есть несколько вариантов решения поставленной задачи.

• Поднять свой почтовый сервер, который бы поддерживал общие календари и папки, такой как Microsoft Exchange Server, или MDaemon и т.д. Но у этого решения есть маленький минус. Это приобретение лицензионного софта и плюсом еще возможно железа. Всегда все упирается в финансы.
• Использовать FreeWare решения на Linux, такие как Zimbra, но даже в этом случае требуется железо и лицензии для протокола MAPI, чтобы использовать в Outlook общие папкии календари.
• Установить свой WebDav сервер на Windows server можно, но в моем случае нет в этом смысла, у меня почтовый сервис настроен на серверах яндекса.
• Использовать сторонние сервера, которые поддерживают WebDAV(yandex, google, mail и т.д.)
• Дать общий доступ на файлы pst или ost. Но тогда полные права только у одного пользователя, а у других только для просмотра, не лучший вариант.

Решил использовать связку OutlookCalDavSynchronizer между Outlook и DAV сервисами яндекса.

1 Для этого понадобиться программа OutlookCalDavSynchronizer. Скачать ее можно по ссылкам ниже ссылка раз или ссылка два и установить

2 Открываем вэб интерфейс почты и копируем CalDav ссылку

1) Заходим через веб интерфейс в свой почтовый аккаунт, переходим в раздел календарь. Создаем новый календарь

2) Заходим в раздел Настройки/Доступ чтобы узнать CalDav url
3) Копируем CalDav url (картинка) для яндекс почты она будет такого вида https://calendar.yandex.ru/

3 Открываем Outlook переходим в закладку CalDav Synchronizer

4 Выбираем Synchronization Profiles

5 Нажимаем на + чтобы добавить новый профиль синхронизации

6 Выбираем CalDav папку в Outlook

7 Вводим параметры учетной записи

Dav url : то что мы скопировали (https://calendar.yandex.ru/)

Логин : логин от учетной записи, в которой мы используем общие календари

Пароль : пароль от учетной записи, в которой мы используем общие календари

8 Проверяем синхронизацию и результат.

Теперь у нас есть общий календарь, который может синхронизироваться между сервером и пользователями. Так же можно настроить и синхронизацию общих контактов.

Как: синхронизировать контакты Outlook и Gmail

Сегодня мы рассмотрим бесплатные инструменты, которые позволяют синхронизировать контакты Google между вашими учетными записями Gmail и Outlook. Эти инструменты идеально подходят для синхронизации контактов пользователей Outlook, у которых есть одна или несколько учетных записей Google. Они помогают пользователям Outlook синхронизировать свои контакты, задачи и Календарь Google с Outlook.

Outlook и Gmail имеют отдельные адресные книги. Они не синхронизируются, а это означает, что если вы каким-либо образом измените свои контакты, у вас будет адресная книга, которая останется прежней. Узнайте, как синхронизировать ваши адресные книги с бесплатным программным обеспечением.

Очень легко экспортировать и импортировать ваши контакты из Gmail в Outlook или наоборот. Проблема в том, что это всего один раз. Если вы измените свой Контакты Outlook, если ваш друг изменит свой адрес электронной почты или номер телефона, или если вы добавите или удалите контакт, вы должны изменить его в своем Gmail. И если вы внесете изменения в Gmail, они не будут отражены в Outlook.

Как синхронизировать контакты Outlook и Gmail:

Экспорт контактов Gmail

1. В своей учетной записи Gmail выберите Gmail> Контакты.
2. Выберите Еще> Экспорт.
3. Выберите группу контактов, которую вы хотите экспортировать.
4. Выберите формат экспорта Outlook CSV (для импорта в Outlook или другое приложение).
5. Выберите Экспорт.
6. При появлении запроса выберите «Сохранить как» и перейдите в папку, в которую необходимо сохранить файл.

Автоматическая синхронизация контактов между Gmail и Outlook

Чтобы синхронизировать контакты Gmail и Outlook с помощью синхронизации контактов, введите свой идентификатор Gmail и пароль на главном экране программы и нажмите кнопку «Сохранить настройки». Затем выберите папку Outlook, которую вы хотите синхронизировать (вероятно, все контакты), выберите один из двух вариантов синхронизации (Контакты Outlook с Gmail или Контакты Gmail с Outlook) и нажмите кнопку Синхронизировать.

Ноябрьское обновление 2021:

Теперь вы можете предотвратить проблемы с ПК с помощью этого инструмента, например, защитить вас от потери файлов и вредоносных программ. Кроме того, это отличный способ оптимизировать ваш компьютер для достижения максимальной производительности. Программа с легкостью исправляет типичные ошибки, которые могут возникнуть в системах Windows — нет необходимости часами искать и устранять неполадки, если у вас под рукой есть идеальное решение:

• Шаг 1: Скачать PC Repair & Optimizer Tool (Windows 10, 8, 7, XP, Vista — Microsoft Gold Certified).
• Шаг 2: Нажмите «Начать сканирование”, Чтобы найти проблемы реестра Windows, которые могут вызывать проблемы с ПК.
• Шаг 3: Нажмите «Починить все», Чтобы исправить все проблемы.

Синхронизация контактов сначала извлекает контакты в каждой системе, а затем синхронизирует входы. Как упоминалось ранее, в Outlook появилось предупреждение с просьбой предоставить доступ к программе контактам и указать длительность доступа (с интервалами от минуты 1 до минут 10).

Чтобы включить автоматическую синхронизацию, установите флажок «Включить синхронизацию по расписанию» в поле «Синхронизация по расписанию» в нижней части окна «Синхронизация контактов». Введите количество минут между синхронизациями и выберите один из двух вариантов: контакты Outlook в Gmail или контакты Gmail в Outlook. Ход и результаты синхронизации отображаются в небольшом окне, которое появляется на значке программы в области уведомлений.

Импорт контактов из Microsoft Outlook на телефон через Gmail

1. В Microsoft Outlook перейдите в поле «Контакты».
2. В меню «Файл» выберите «Импорт и экспорт».
3. Выберите «Экспорт в файл» и нажмите «Далее».
4. Выберите разделенные запятыми значения (Windows) и нажмите «Далее».
5. Выберите Контакты и нажмите Далее.
6. Выберите «Заменить дубликаты экспортируемыми элементами».
7. Нажмите на Обзор.
8. Нажмите на рабочий стол и создайте имя для файла.
9. Нажмите на кнопку OK.
10. Нажмите на Готово.
11. С вашего компьютера, перейдите на www.gmail.com
12. Войдите в свою учетную запись Gmail.
13. Нажмите на контакты.
14. Нажмите на Импорт.
15. Найдите и импортируйте файл .csv, который вы сохранили на рабочем столе.
16. Ваши контакты будут загружены.

CCNA, веб-разработчик, ПК для устранения неполадок

Я компьютерный энтузиаст и практикующий ИТ-специалист. У меня за плечами многолетний опыт работы в области компьютерного программирования, устранения неисправностей и ремонта оборудования. Я специализируюсь на веб-разработке и дизайне баз данных. У меня также есть сертификат CCNA для проектирования сетей и устранения неполадок.